При выборе помещения для конференции нужно обращать внимание на его вместимость. Важно убедиться в том, что зал подходит для размещения того количества гостей, которое будет присутствовать на мероприятии. Многие конференц-залы в Москве https://www.alfa-hotel.ru/meetings-and-events имеют удобное расположение вблизи гостиниц, аэропортов, станций метро и других мест.
Какими характеристиками должен обладать зал для выступлений спикеров?
Нужно проверить, какое оборудование есть в зале:
- Проектор или экран для вывода информации.
- Аудио- и видеооборудование для проведения видеоконференций.
- Wi-Fi и доступ в интернет. Компьютеры и ноутбуки для участников конференции.
- Мебель (столы, стулья, диваны) для удобства участников.
- Климатическое оборудование для поддержания комфортной температуры в помещении.
Нужно убедиться, что зал обеспечивает качество звука, чтобы гости могли хорошо слышать спикеров.
Выберите зал, который соответствует теме вашего мероприятия и имеет подходящий дизайн. Проверьте, что организация, предоставляющая помещение, готова предложить меню и напитки, это важный момент для организации кофе-брейка.
На входе в конференц-зал нужно разместить стойку ресепшена, здесь сотрудники будут проверять пригласительные билеты гостей мероприятия. Хорошо, если неподалеку от входа в помещение есть места для сидения. Здесь могут отдыхать гости мероприятия в перерывах между выступлениями спикеров.
Если после завершения выступлений планируется фотографирование спикеров с участниками мероприятия, нужно предусмотреть оформление фотозоны, где будет работать фотограф.